Hallo,
wir nutzen zurzeit JTL für unseren Shop und spielen mit dem Gedanken auch unsere gesamten Arbeitsabläufe über die WaWi JTL zu steuern. Da wir, außerhalb der Shop-Welt, Kunden auch individuell betreuen, stellt sich uns die Frage, wie wir einem bestimmten Kundenprojekt eine interne Ticket-ID (Projekt-ID) automatisch durch JTLWaWi vergeben lassen können.
Der Hintergrund ist folgender: Mit dem Beginn einer Kundenanfrage (telefonisch oder schriftlich) haben wir bisher von unserer anderen WaWi eine Ticket-ID vom System automatisch generiert bekommen. Jedes weitere von uns generierte Dokument, egal ob Änderung des Angebots (über Index-Erweiterung (Versionsnummer)) Auftragsbestätigung, Bestellung an den Hersteller / Lieferanten, Lieferschein, Rechnung, RMA und Gutschrift, werden alle Dokument unter einer einzigen Projekt ID geführt. Diese Projekt-ID ist wie ein Stempel und darf während des ganzen Projektes nicht verändert werden. Nach Abschluss des Projektes stirbt im Grunde genommen dann auch die Projekt-ID. Natürlich muss die Nummer aktiv sein, da auch nach zwei Jahren noch danach gesucht werden soll und kann. Auch werden unsere Emails manuell dann mit dieser Projekt-ID versehen und bei uns zentral archiviert, so dass jeder berechtigte Mitarbeiter bei Rückfragen immer sofort alle dem Projekt zugrunde liegende Daten zusammen hat. Es kann ein Kunde oder Lieferant anrufen und Rückfragen irgend einer Art haben. Unter der Angabe der Projekt-ID /Ticket-ID) können wir den gesamten Vorgang (wie eine altmodische Mappe) her nehmen und vollständig einsehen. Wir können auch mögliche Fehlerquellen ausfindig machen, weil wir alle Emails, egal ob ein- oder ausgehende, egal ob vom Kunden oder Lieferanten, genau nur diesem einen Projekt zuordnen.
Auch können neue Mitarbeiter bestimmte Arbeitsvorgänge viel leichter und schneller nachvollziehen (wo wird die Lösung, der Artikel eingekauft und wer sind die Ansprechpartner).
Auf allen JTL-Dokumenten muss dann zu diesem Vorgang oder Projekt die Ticket-ID kenntlich platziert werden, da auch hin und wieder nur noch ein PDF-Dokument ohne der dazugehörenden EMail bei einem Sachbearbeiter ankommt. Falls dieser Rückfragen hat, gibt er uns die Ticket-ID und wir wissen wieder Bescheid, worum es geht. Der Vorteil für uns bei der Vergabe von Ticket-ID oder Projekt-ID ist einfach, dass bei hunderten von Anfragen aus einem Hause (Kunde) von unterschiedlichen Einkäufern gestellt, wir immer alles vollständig Dokumentiert haben und alles rechtlich Nachweisen können (gerade bei auftauchenden Problem extrem behilflich in der History recherchieren zu können und die Fehlerquelle zu 100% ausfindig machen zu können). Wenn etwas schief läuft, müssen wir ja wissen an welcher Stelle wir anpacken müssen.
Lange Reder kurzer Sinn: Wie kann man in der JTL WaWi solch eine Ticket-ID (aka Projekt-ID) automatisch generieren lassen?
wir nutzen zurzeit JTL für unseren Shop und spielen mit dem Gedanken auch unsere gesamten Arbeitsabläufe über die WaWi JTL zu steuern. Da wir, außerhalb der Shop-Welt, Kunden auch individuell betreuen, stellt sich uns die Frage, wie wir einem bestimmten Kundenprojekt eine interne Ticket-ID (Projekt-ID) automatisch durch JTLWaWi vergeben lassen können.
Der Hintergrund ist folgender: Mit dem Beginn einer Kundenanfrage (telefonisch oder schriftlich) haben wir bisher von unserer anderen WaWi eine Ticket-ID vom System automatisch generiert bekommen. Jedes weitere von uns generierte Dokument, egal ob Änderung des Angebots (über Index-Erweiterung (Versionsnummer)) Auftragsbestätigung, Bestellung an den Hersteller / Lieferanten, Lieferschein, Rechnung, RMA und Gutschrift, werden alle Dokument unter einer einzigen Projekt ID geführt. Diese Projekt-ID ist wie ein Stempel und darf während des ganzen Projektes nicht verändert werden. Nach Abschluss des Projektes stirbt im Grunde genommen dann auch die Projekt-ID. Natürlich muss die Nummer aktiv sein, da auch nach zwei Jahren noch danach gesucht werden soll und kann. Auch werden unsere Emails manuell dann mit dieser Projekt-ID versehen und bei uns zentral archiviert, so dass jeder berechtigte Mitarbeiter bei Rückfragen immer sofort alle dem Projekt zugrunde liegende Daten zusammen hat. Es kann ein Kunde oder Lieferant anrufen und Rückfragen irgend einer Art haben. Unter der Angabe der Projekt-ID /Ticket-ID) können wir den gesamten Vorgang (wie eine altmodische Mappe) her nehmen und vollständig einsehen. Wir können auch mögliche Fehlerquellen ausfindig machen, weil wir alle Emails, egal ob ein- oder ausgehende, egal ob vom Kunden oder Lieferanten, genau nur diesem einen Projekt zuordnen.
Auch können neue Mitarbeiter bestimmte Arbeitsvorgänge viel leichter und schneller nachvollziehen (wo wird die Lösung, der Artikel eingekauft und wer sind die Ansprechpartner).
Auf allen JTL-Dokumenten muss dann zu diesem Vorgang oder Projekt die Ticket-ID kenntlich platziert werden, da auch hin und wieder nur noch ein PDF-Dokument ohne der dazugehörenden EMail bei einem Sachbearbeiter ankommt. Falls dieser Rückfragen hat, gibt er uns die Ticket-ID und wir wissen wieder Bescheid, worum es geht. Der Vorteil für uns bei der Vergabe von Ticket-ID oder Projekt-ID ist einfach, dass bei hunderten von Anfragen aus einem Hause (Kunde) von unterschiedlichen Einkäufern gestellt, wir immer alles vollständig Dokumentiert haben und alles rechtlich Nachweisen können (gerade bei auftauchenden Problem extrem behilflich in der History recherchieren zu können und die Fehlerquelle zu 100% ausfindig machen zu können). Wenn etwas schief läuft, müssen wir ja wissen an welcher Stelle wir anpacken müssen.
Lange Reder kurzer Sinn: Wie kann man in der JTL WaWi solch eine Ticket-ID (aka Projekt-ID) automatisch generieren lassen?
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