Hallo Leute,
wie Euch ja allen bekannt ist kommt dieses Thema
Ab dem kommenden Jahr gibt es wesentliche Veränderungen, die die Ein- und Ausgangsrechnungen
betreffen. Die E-Rechnung ist ab 2025 größtenteils verpflichtend. Leider gibt
es noch keine Hinweise seitens der Verwaltung. Diese sind für Ende Dezember avisiert.
Die E-Rechnung soll stufenweise eingeführt werden.
Empfang von E-Rechnungen:
Regelung ab 01.01.2025
Es gilt dann das E-Rechnungsgesetz für B2B-Unternehmen (Rechnungen zwischen Unternehmen).
Dies bedeutet, dass alle Unternehmen in der Lage sein müssen, Rechnungen
über 250 Euro elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten, wenn beide Unternehmen
in Deutschland ansässig sind. Dies trifft auch für Kleinunternehmer, Vereine, Ärzte usw. zu.
Wichtig: Eine E-Rechnung ist kein PDF. Es gibt zwei Ausstellungs-Varianten:
XRechnung und ZUGFerD
Die Ausstellung von Papierrechnungen kann dann nicht mehr vom Rechnungsersteller
verlangt werden, wenn er das nicht möchte. Dennoch ist die Erstellung von Papierrechnungen
oder Rechnungen als PDF-Datei weiterhin erlaubt.
Für die Erstellung einer E-Rechnung gibt es Übergangsfristen:
Regelung ab 01.01.2027
Wenn Unternehmen die Umsatzgrenze von 800.000 € (netto) übersteigen, sind sie verpflichtet
E-Rechnungen zu erstellen. Das bedeutet, dass eine Rechnungserstellung in Papierform
oder als PDF-Datei dann nur noch zulässig ist, wenn der Umsatz unter 800.000 €
liegt.
Regelung ab 01.01.2028
Ab diesem Tag sind ALLE verpflichtet E-Rechnungen zu erstellen.
Das bedeutet, dass es ab diesem Tag zwischen Unternehmen nur noch E-Rechnungen
gibt und dass Sie bis dahin in der Lage sein müssen, eine E-Rechnung zu erstellen und zu
verarbeiten.
Ab sofort werden Sie mit dem Empfang der E-Rechnung konfrontiert. Sie erhalten die ERechnung
in der Regel in folgenden Formaten:
XRechnung und ZUGFerD.
ZUGFerD ist ein hybrides Datenformat. ZUGFeRD erstellt ein PDF-Dokument (PDF/A-3)
mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt
grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der
Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein Duplikat derselben Rechnung (XML) innerhalb
des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die
strukturierten Rechnungsdaten – nach Einfügen in das unternehmensspezifische Softwaresystem
– problemlos möglich ist.
Eine XRechnung erstellt lediglich eine Datei mit strukturierten Daten (XML-Datei). Man erhält
also keine PDF, sondern einen Datensatz, der nur mittels einer Software gelesen werden
kann.
Wie wird die E-Rechnung zukünftig zugestellt?
Aktuell enthält die neue gesetzliche Regelung keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von
elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher
zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Wie müssen E-Rechnungen gespeichert werden und wie lange?
Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für
Papierrechnungen. Nach § 14 b des UStG müssen Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt
werden.
Desweiteren muss die E-Rechnung digital abgelegt werden. Sprich: Es ist nicht ausreichend
einen Ausdruck einer E-Rechnung zu archivieren. Sie muss in dem Format archiviert
werden, in dem der Eingang erfolgte - es ist eine digitale und revisionsichere Archivierung
notwendig.
Hier wird Datensicherung wichtig, da ein Datenverlust vom Finanzamt zu Lasten des
Steuerpflichtigen gewertet werden wird.
Zur Speicherung ist gesetzlich ein Medium vorgeschrieben, das nicht änderbar ist. Das ist
z.B. eine CD im Format R (CD-R), andere nicht änderbare Speichermedien oder eine spezielle,
festplattenbasierte Archivsoftware (auch Cloud-Lösungen). Diese erhalten Sie z.T.
kostenfrei oder sind in Ihrer betrieblichen Software enthalten.
Eine weitere Besonderheit der E-Rechnungen: Wurden diese beim Rechnungseingang in
ein anderes Format konvertiert (z.B. PDF), gilt die Aufbewahrungspflicht sowohl für das
Original als auch für das konvertierte Format.
Wie wird eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFerD) erstellt?
Wenn man bereits ein Rechnungsprogramm besitzt, sollte man den Hersteller kontaktieren
und nachfragen, ob dieses eine E-Rechnung in der genannten Form erstellen und ggf.
auch verarbeiten kann.
Wenn man kein Rechnungsprogramm hat oder dieses nicht in der Lage ist, eine E-Rechnung
zu erstellen, gibt es die Möglichkeit über Simba-Computersysteme (das Programm,
mit dem wir arbeiten) ein Fakturierungsprogramm gegen eine Gebühr von monatlich 9,-- €
in Anspruch zu nehmen.
In diesem Fall können wir Ihre Ausgangsrechnungen dann direkt in Ihre Buchhaltung einspielen.
Simba nutzt ZUGFerD, das neben der XML-Datei, die Erstellung einer PDF ermöglicht.
Wichtig: Wenn Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnung erstellen kann, ist zu beachten, dass
diese E-Rechnung der vorgeschriebenen Norm entsprechen (z.B. ZUGFerD).
wie Euch ja allen bekannt ist kommt dieses Thema
E-Rechnungspflicht und Meldesystem
Gibt es dazu schon Lösungen bei JTL?Ab dem kommenden Jahr gibt es wesentliche Veränderungen, die die Ein- und Ausgangsrechnungen
betreffen. Die E-Rechnung ist ab 2025 größtenteils verpflichtend. Leider gibt
es noch keine Hinweise seitens der Verwaltung. Diese sind für Ende Dezember avisiert.
Die E-Rechnung soll stufenweise eingeführt werden.
Empfang von E-Rechnungen:
Regelung ab 01.01.2025
Es gilt dann das E-Rechnungsgesetz für B2B-Unternehmen (Rechnungen zwischen Unternehmen).
Dies bedeutet, dass alle Unternehmen in der Lage sein müssen, Rechnungen
über 250 Euro elektronisch zu empfangen und zu verarbeiten, wenn beide Unternehmen
in Deutschland ansässig sind. Dies trifft auch für Kleinunternehmer, Vereine, Ärzte usw. zu.
Wichtig: Eine E-Rechnung ist kein PDF. Es gibt zwei Ausstellungs-Varianten:
XRechnung und ZUGFerD
Die Ausstellung von Papierrechnungen kann dann nicht mehr vom Rechnungsersteller
verlangt werden, wenn er das nicht möchte. Dennoch ist die Erstellung von Papierrechnungen
oder Rechnungen als PDF-Datei weiterhin erlaubt.
Für die Erstellung einer E-Rechnung gibt es Übergangsfristen:
Regelung ab 01.01.2027
Wenn Unternehmen die Umsatzgrenze von 800.000 € (netto) übersteigen, sind sie verpflichtet
E-Rechnungen zu erstellen. Das bedeutet, dass eine Rechnungserstellung in Papierform
oder als PDF-Datei dann nur noch zulässig ist, wenn der Umsatz unter 800.000 €
liegt.
Regelung ab 01.01.2028
Ab diesem Tag sind ALLE verpflichtet E-Rechnungen zu erstellen.
Das bedeutet, dass es ab diesem Tag zwischen Unternehmen nur noch E-Rechnungen
gibt und dass Sie bis dahin in der Lage sein müssen, eine E-Rechnung zu erstellen und zu
verarbeiten.
Ab sofort werden Sie mit dem Empfang der E-Rechnung konfrontiert. Sie erhalten die ERechnung
in der Regel in folgenden Formaten:
XRechnung und ZUGFerD.
ZUGFerD ist ein hybrides Datenformat. ZUGFeRD erstellt ein PDF-Dokument (PDF/A-3)
mit strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format. Das heißt, der Rechnungsversand erfolgt
grundsätzlich in Form eines PDF-Dokuments, welches die Sichtkomponente der
Rechnung darstellt. Gleichzeitig wird ein Duplikat derselben Rechnung (XML) innerhalb
des PDF mitversandt, so dass die elektronische Verarbeitung der Rechnung über die
strukturierten Rechnungsdaten – nach Einfügen in das unternehmensspezifische Softwaresystem
– problemlos möglich ist.
Eine XRechnung erstellt lediglich eine Datei mit strukturierten Daten (XML-Datei). Man erhält
also keine PDF, sondern einen Datensatz, der nur mittels einer Software gelesen werden
kann.
Wie wird die E-Rechnung zukünftig zugestellt?
Aktuell enthält die neue gesetzliche Regelung keine Vorgaben zum Übermittlungsweg von
elektronischen Rechnungen. Für den Empfang einer elektronischen Rechnung dürfte daher
zunächst ein E-Mail-Postfach ausreichen.
Wie müssen E-Rechnungen gespeichert werden und wie lange?
Für elektronische Rechnungen gelten dieselben Aufbewahrungspflichten wie für
Papierrechnungen. Nach § 14 b des UStG müssen Rechnungen 10 Jahre lang aufbewahrt
werden.
Desweiteren muss die E-Rechnung digital abgelegt werden. Sprich: Es ist nicht ausreichend
einen Ausdruck einer E-Rechnung zu archivieren. Sie muss in dem Format archiviert
werden, in dem der Eingang erfolgte - es ist eine digitale und revisionsichere Archivierung
notwendig.
Hier wird Datensicherung wichtig, da ein Datenverlust vom Finanzamt zu Lasten des
Steuerpflichtigen gewertet werden wird.
Zur Speicherung ist gesetzlich ein Medium vorgeschrieben, das nicht änderbar ist. Das ist
z.B. eine CD im Format R (CD-R), andere nicht änderbare Speichermedien oder eine spezielle,
festplattenbasierte Archivsoftware (auch Cloud-Lösungen). Diese erhalten Sie z.T.
kostenfrei oder sind in Ihrer betrieblichen Software enthalten.
Eine weitere Besonderheit der E-Rechnungen: Wurden diese beim Rechnungseingang in
ein anderes Format konvertiert (z.B. PDF), gilt die Aufbewahrungspflicht sowohl für das
Original als auch für das konvertierte Format.
Wie wird eine E-Rechnung (XRechnung oder ZUGFerD) erstellt?
Wenn man bereits ein Rechnungsprogramm besitzt, sollte man den Hersteller kontaktieren
und nachfragen, ob dieses eine E-Rechnung in der genannten Form erstellen und ggf.
auch verarbeiten kann.
Wenn man kein Rechnungsprogramm hat oder dieses nicht in der Lage ist, eine E-Rechnung
zu erstellen, gibt es die Möglichkeit über Simba-Computersysteme (das Programm,
mit dem wir arbeiten) ein Fakturierungsprogramm gegen eine Gebühr von monatlich 9,-- €
in Anspruch zu nehmen.
In diesem Fall können wir Ihre Ausgangsrechnungen dann direkt in Ihre Buchhaltung einspielen.
Simba nutzt ZUGFerD, das neben der XML-Datei, die Erstellung einer PDF ermöglicht.
Wichtig: Wenn Ihr Rechnungsprogramm E-Rechnung erstellen kann, ist zu beachten, dass
diese E-Rechnung der vorgeschriebenen Norm entsprechen (z.B. ZUGFerD).