Betriebsprüfung / Außenprüfung ... Erfahrungsberichte und Wissenswertes

[wawi-dl]

Hallo,

uns würden mal Erfahrungsberichte und auch Wissenswerte Dinge zu Betriebsprüfungen / Außenprüfungen interessieren.

Wie man so schön sagt, wird jeder früher oder später mal geprüft, bleibt nur die Frage wann.
Innerhalb von 10 Jahren, sollte es fast ziemlich sicher einen mal treffen.


1.) Was wird schwerpunktmäßig geprüft?
Wir gehen davon aus, dass hauptsächlich Eingangsrechnungen geprüft werden, vor allem höhere Rechnungen und Bewirtungsbelege (da diese ausgefüllt sein müssen).

2.) Wieviele Jahre werden geprüft?
In der Regel werden ja meistens 3 Jahre geprüft, oder?

3.) Werden auch Ausgangsrechnungen geprüft?
Was wird hier geprüft? Speziell bei Email-Versand wäre die Frage, ob hier ein/das DMS-System geprüft wird?
Sollte man Ausgangsrechnungen dennoch einmal ausdrucken?
Sofern man dem Finanzamt die Daten elektronisch zur Verfügung stellt, wird hier das physikalische Erstelldatum der Rechnungen beachtet, oder kann man diese einfach aus JTL-Wawi nochmals exportieren?

4.) elektronische Bezahlungssysteme wie PayPal, BillPay, etc etc?
Werden auch die Zahlungen geprüft, wie und ob diese zu einem Vorgang zugeordnet wurden?
Was oder wie wird hier generell geprüft?


Vielen Dank vorab für Infos und Tipps.

 

[faceofboh]

Jede Prüfung ist anders, jeder Prüfer ist anders.
Machst du alles selbst oder mit einem Steuerberater? Wenn mit dem Steuerberater sollte dieser dein engster Ansprechpartner sein.

Bei meiner letzten Prüfung wollten Sie alle Belege der letzten 3 Jahre haben. Da meinte mein Steuerberater kein Problem nennen Sie uns ein Datum und wir lassen ein paar hundert Ordner mit dem LKW beim Finanzamt anliefern. Schon reichten einige Beispielmonate. Gedauert hat die ganze Prüfung trotzdem über ein Jahr weil immer wieder neue Belege angefordert wurden und fragen gestellt wurden (immer schriftlich) weil sie nichts gefunden haben. Ab einem Gewissen Punkt wurde es nur noch lächerlich weil ich plötzlich sogar Belege für meine privaten Einkäufe auf dem Privatkonto bringen sollte. Hier hat wieder der Steuerberater interveniert und gleich mit dem Abteilungsleiter des Prüfers gesprochen der diesen dann in meinem Beisein bei ein Ortstermin zurück gepfiffen hat.
Den Standpunkt meines Steuerberaters immer so wenig wie möglich rauszugeben finde ich plausibel.

 

[Jan-S]

Moin,
ich habe diesbezüglich mal unseren Steuerberater gefragt.
Betriebsfahrzeuge (Fahrtenbücher) und Kassensysteme (Kassenbücher) sind sehr beliebt bei den Prüfern

 

[igel-max]

und Stornorechnungen (um so höhe desto besser) warum und weshalb wurde Storniert :+)

 

[wawi-dl]

Danke für die Rückmeldungen.

Stonrorechnungen, ah interessant Wie musstet ihr diese begründen? Kurze Info?
Musstet ihr dann PDFs exportieren zum Prüfen lassen?

Mich interessiert halt, ob auch Ausgangsrechnungen geprüft werden, denke eher nicht ... da haben Sie ja eigentlich nur wenig zu holen (außer Auslandsrechnungen)?!

 

[igel-max]

Wir müssten dann suchen warum der Kunde das oder jenes Storniert hat. (seit dem führen wir dann bei jeden Storno Rechnung ganze Papierkram bis es nicht mehr geht) denn wer kann sich nach 3 und mehr Jahren erinnern warum hat der Kunde storniert.

Bei uns war es zbs. wir hatten eine grosses Auftrag nach Dubai der wir auch ausgemustert haben alles war fast schon fertig bis der Gute "Arabische Händler" angefangen hat in den Vetrag aufzunehmen was man alles bezahlen muss auf Strafen wenn die Ware zu spät ankommt, wenn etwas Beschädigt wird oder anders.
Am Ende habe ich dann gesagt Danke ist mir zu Bund und wenn es Schief läuft zahlen wir noch drauf.
Die von Finanzamt hat dann fast die ganze Geschichten nachvolziehen wollen mit dem Begrundung (wir haben es ohne Rechnungen am Ende doch gemacht)
war nicht ganz Lustig,,

Übrigens Fahrtenbücher bei Geschäfstführer und eine GmbG & Co.KG führe ich nichts mehr sondern berechne ich immer 1% da man mir die nie.. annerkannt hat.

 

[wawi-dl]

Ah OK, das macht dann bei Stornos auch Sinn, weil da hat ja das FA einen Verlust erlitten.
Muss man schriftlich einen Beleg vorweisen oder genügt eine Notiz auf der Stornierung?

 

[Jan-S]

Wieso wurde das Fahrtenbuch nicht anerkannt?

 

[MichaelH]

Zuallerst habe ich die Funktionsweise der WAWI erläutert, damit waren dann schon viele Fragen vom Tisch ...
Aufträge, Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen ...

Der Rest rundum ist abhängig vom Prüfer, da kann man nichts sagen, der Eine moniert einen Privatanteil beim Fotoapparat der für Produktfotos angeschafft wurde, der Verbleib von Computern die nicht mehr im Betrieb sind, den Anderen interessieren nur Summen und wenn diese im Rahmen sind, dann ist das erledigt.

 

[wawi-dl]

Danke für die Info.

Also lese ich auch hier überall heraus, dass es sich überwiegend nur um Eingangsrechnungen dreht, die man abgesetzt hat.

Die Thematik Archivierung elektronischer Dokumente hat noch niemanden vom FA interessiert?

 

[MichaelH]

Ich hatte die Ordner der ER in Kartons dahergeschleppt - interessierte ihn gar nicht ...

Export mit Ameise aus der WAWI -> AR, GU, ZA
Export der Daten aus der FIBU.
Dann haben die Programme mit denen sie die Daten analysieren können.
Ich habe diese Daten vorab gesendet.
Dauer der Prüfung 1 1/2 Tage, angesetzt waren 3 ggf. mehr sofern nötig.

AR als Papier oder PDF -> kein Interesse.

Wie gesagt, kommt auf den Prüfer an ... meiner war begeistert von der WAWI und Online-Shops sind eben sehr gut prüfbar, alles geht über die Bank-Konten, WAWI, FIBU ... was soll er da meckern, er muss eben arbeiten statt Belege herumzusortieren ...

Ich denke die Aufklärung wo und wie man das Geschäft macht ist anfangs "wertvoll" und ihn ggf. zumüllen mit Massendaten als CSV -> Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen. Zusammendividieren muss er es dann selber ... und wenn er 75 Euro wegen einer Kamera will -> einfach durchwinken, passt. Sich herumstreiten wegen ein paar Euronen bringt nix. Nach dem Motto "Ich will meine Zeit für das Geschäft verwenden, Geld verdienen und die Steuern zahlen, da haben sie und ich mehr davon ....".

Als ich den Anruf wegen dem Termin bekam, sagte ich "Super, endlich meldet sich jemand !" Schweigen. "Hallo ?" Er:" Ja, das hat er nun auch noch nie gehört". Ich "Doch, ich bin froh wenn sie kommen, dann weiß ich dass ich alles korrekt mache, denn ich habe kein Interesse an Nachzahlungen oder anderen Problemen.". Und so ging es dann weiter ... ob er Daten haben wolle, ich könne sie ihm senden, etc. etc.

Und, als er sagte wegen der Dauer "3 Tage", ich: "Waaaas ? 3 Tage ?!??????", Er "Ja, vielleicht auch mehr". Ich "Na da bin ich gespannt was sie alles prüfen ... muss ich ganze Zeit dabei sein ?" Er "Nein, nur bei Bedarf".

In diesem Sinne ...

 

[wawi-dl]

AR = Ausgangsrechnungen?
GU = Stornorechnungen?
ZA = Zahlungen???

Wir haben aktuell noch keine FiBu, wir erfassen alle Eingangsrechnungen in einer eigenen kleinen Datenbank, die dann unser StB erhält. Da bin ich gespannt, ob Sie das sehen wollen :/

Man bekommt teilweise gesagt, man solle keine Infos geben, nur deren Fragen beantworten, was aber deinem Entgegenkommen etwas wiederspricht

Wie ich aber sehen kann, interessiert die also auch nicht, wann und wie zB Eingangsrechnungen archiviert wurden, hauptsache man kann diese digital zur Verfügung stellen, oder?

 

[MichaelH]

Wie überall, man kann zusammenarbeiten oder sich streiten ... das muss jeder selber entscheiden.
Mein Buchhalter hat auch erzählt er hat einen Kunden der stellt dem Prüfer einen Mini-Raum zur Verfügung mit Tisch und Stuhl, ohne Fenster, und dort darf er prüfen.

ER - wollte er nicht sehen, aber er hat die Ordner gesehen in denen alle in Papier abgelegt sind, also ER würde ich schon in Papierform ablegen, denn das sind ja "Abzüge" während AR dein Einkommen sind und das muss ja nur abgestimmt werden mit Bank, AR / ZA (im CSV) und FIBU. ER könnten ja "erfunden" sein um Kosten zu haben die gar nicht da sind mit Zahlungen auf ein eigenes Konto (oder so) ... aber wer erfindet schon freiwillig AR und Zahlungen die er erhalten hat damit er mehr Steuern bezahlt ?
Da geht es mehr darum ob AR fehlen und nicht ob die in Papier gedruckt sind, wenn eine AR fehlt, dann fehlt sie in Papier oder auch digital, egal. Aber auch darüber kann man sich vortrefflich streiten wie schon Diskussionen hier im Forum gezeigt haben ...

 

[testjo]

t

Danke für die Info.

Also lese ich auch hier überall heraus, dass es sich überwiegend nur um Eingangsrechnungen dreht, die man abgesetzt hat.

Die Thematik Archivierung elektronischer Dokumente hat noch niemanden vom FA interessiert?

Nen leider auch AUsgangsrechnungen, weil die soltten richtig sein ( Leistungsbeschreibung und und), obdoch einer für Gericht IN DE es geschaft hat auch rückwirkend richtige AUSGANGSRECHnungen und Eingangs Rechnungen berichtungen wen etwas damit nicht in ordnung war..

Haben hier bereits 3mal Prüfung gehabt, den letzte war in einen ein Beschreibung ( die wir immer so benutz hätten auf den Hauptanteil Rechnungen auch von Lieferant und und) zu algemein das vor Ihm dies immer in ordnung war lies im Kalt, und damals war es noch nicht so dass ruckwirkend den berichtigung oder wie es auch heisen soll möglich war.

Vor allem wegen den Mehrwert Steuer und auch EU 0% Lieferungen sehr wichtig dass dort alles stimmt. ( da gab es also damit gleich zwei sachen den Mehrwert Steuer mit Bussgeld, und nicht ordungsgemäse Buchführung wegen dieser gleiche zu einfache/schlichtes leistungs beschreibung.... )

Hauptgrund vor solches kram ist naturlich die Beamten mussen sich selbst wichtig machen und extra Arbeit besorgen anstatt es einfach und simple zu halten dan kan man dieser auch besser begründen obdoch keiner normale Bürger verständnis hat für sowass wen man seht im Fernsehen wie dort vielen Schlaffen, und oder mit den Chat aufs Tablets beschäftigt sind wen wieder einer vorne im Stand Redet ?!?!

„Die Zeit läuft! Kann ein XXL-Bundestag verhindert werden?“
Vor allem hier soll man sich nicht aufregen http://www.schwarzbuch.de/

Aber ok vielleicht gut dass den Topic starter hier den Leser auf den Laufende halt?

So wie hier den zu lesen sind>
http://www.steuerzahler-nrw.de/Betr...t-aber-kleinlich/66019c76604i1p169/index.html

 

[wawi-dl]

Danke euch, das sind doch schon mal nützliche Infos um ruhiger zu schlafen und um sich im Vorfeld vorbereiten zu können.
Uns geht es einfach nur darum, auf was man viel Wert legen sollte ...

 

[charly76]

1.) Was wird schwerpunktmäßig geprüft?
Wir gehen davon aus, dass hauptsächlich Eingangsrechnungen geprüft werden, vor allem höhere Rechnungen und Bewirtungsbelege (da diese ausgefüllt sein müssen).

Bei uns wurden alle Rechnungen kontrolliert und den Beträgen auf den Kontoauszügen zugeordnet, abgeglichen. Die Kontoauszüge dürfen bei unserem Finanzamt nicht Digital sein, müssen von der Bank / Sparkasse ausgedruckt sein.

2.) Wieviele Jahre werden geprüft?
In der Regel werden ja meistens 3 Jahre geprüft, oder?

3 Jahre

3.) Werden auch Ausgangsrechnungen geprüft?

Was wird hier geprüft? Speziell bei Email-Versand wäre die Frage, ob hier ein/das DMS-System geprüft wird?
Sollte man Ausgangsrechnungen dennoch einmal ausdrucken?
Sofern man dem Finanzamt die Daten elektronisch zur Verfügung stellt, wird hier das physikalische Erstelldatum der Rechnungen beachtet, oder kann man diese einfach aus JTL-Wawi nochmals exportieren?

Ja bei uns wurden auch die Ausgangsrechnungen kontrolliert. Und unser Prüfer, bzw. das Finanzamt wollte ausgedruckte Rechnungen sehen. Digitale Form war nicht akzeptiert. Da diese laut Prüfer manipuliert werden könnten Hatten und haben wir schon immer ausgedruckt abgeheftet.

4.) elektronische Bezahlungssysteme wie PayPal, BillPay, etc etc?

Werden auch die Zahlungen geprüft, wie und ob diese zu einem Vorgang zugeordnet wurden?
Was oder wie wird hier generell geprüft?

Die Prüferin hatte ein besonderes Augenmerk auf PayPal. Da wird wohl viel betrogen und deswegen wurde das ziemlich genau kontrolliert. Auch die Kontoauszüge von PayPal.

Vorab wurde vom Finanzamt für die 3 Jahre eine Datev Datei angefordert. Da gucken die schonmal vorher im System nach Auffälligkeiten.

Bin glatt durch gekommen und es wurde nichts beanstandet.

Ich habe vorher auch mit der Prüferin telefoniert. Und mir die kompletten 3 Jahre vorher noch mal angesehen, z.B. bei Stornierungen die dazugehörige Mail ausgedruckt und dazu geheftet, falls es fehlte.

 

[wawi-dl]

Danke für deine Erfahrungen, die scheinen es in deinem Raum sehr sehr genau zu nehmen

Ihr habt alle Ausgangsrechnungen in Papierform?
Da bin ich gespannt, das wären dann aber mal schnell paar Hundert DIN A4 Leitzordner, die wir dann alle per LKW schicken würden
Ich denke, die haben dann eher die IGL Rechnungen angeschaut ... oder?

 

[charly76]

So groß bin ich ja nicht ca. 10-15 Ordner im Jahr waren es.

IGL habe ich äußerst selten.

Geprüft wurde bei mir vor Ort und die meisten Fragen waren zu PayPal. Kontoauszüge von PayPal usw. Aber auch die "normalen" Überweisungen.

Bei den Eingangsrechnungen kann ich mich momentan an keine Frage erinnern.

Das hängt bestimmt auch mit dem Prüfer und der zu prüfenden Firma ab. Und ob es eventuell einen Grund für die Prüfung gibt.

 

[DITH-Shop]

Danke für deine Erfahrungen, die scheinen es in deinem Raum sehr sehr genau zu nehmen

Ihr habt alle Ausgangsrechnungen in Papierform?
Da bin ich gespannt, das wären dann aber mal schnell paar Hundert DIN A4 Leitzordner, die wir dann alle per LKW schicken würden
Ich denke, die haben dann eher die IGL Rechnungen angeschaut ... oder?

Ja, das ist korrekt. Bei mir kamen die mit zwei kleinen Transportern für die Prüfung für 2009 bis 2011.
Sind irgendwas um 30 Umzugskisten gewesen für die Ausgangsrechnungen und 15 für die Eingangsrechnungen.
Sind (übermorgen!) ein ganzes Jahr dran, habe bisher keine Rückmeldung erhalten.

Bei der ersten Prüfung war der Prüfer um einiges schneller, der hat nur 4 Monate gebraucht und einen klitzekleinen Fehler gefunden der zu einer kleinen Erstattung führte.

 

[wawi-dl]

Unfassbar ... OK!
Ich dachte man benötigt keine Papier-Rechnungen mehr und kann diese digital auf DVD zur Verfügung stellen?
Es kann ja nicht sein, dass wir pro Jahr 25.000 Rechnungen ausdrucken und abheften?!

Sollte man einfach mal FA anrufen und fragen?