Arbeitsabläufe verbessern / erweitern

[blu-steels]

Guten Abend liebe JTL-Forum-User,

ich habe 2009 angefangen mich mit einem Nebengewerbe selbststädig zu machen. Angefangen habe ich mit 14 Rechnungen bin ich nun bei weit über 1300 Rechnungen. Seit März diesen Jahres nutze ich den JTL Shop3 und verkaufe meine Produkte auf ebay / amazon. Da mir das alles nach meiner regulären Arbeit etwas stressig ist, versuche ich nun für das kommende Jahr meine Arbeitsabläufe zu optimieren und hoffe Ihr könnt mir von euren Erfahrungen berichten.

Ein Arbeitsablauf sieht wie folgt aus:

• WaWi starten und bei EA und Webshop eine Synchronisation bzw einen Abgleich starten. Neue Webshop-User aktivieren, Kundengruppen zuweisen und Aufträge übernehmen.
• Auftrag wird geöffnet und geschaut wo geht die Lieferung hin, was will der Kunde haben.
• Je Auftrag klick auf Lieferschein / Versenden.
  • Je nach Versandart geht ich dann auf DHL.de und erstelle dort pro Auftrag eine Sendung oder scanne ein Einschreibenetikett von meiner Rolle der deutschen Post.
  • Jede Adresse für DHL wird von hand eingetippt bzw. manuell kopiert.
• Kunde erhält eine Versandbstätigung per Mail. ( Ich drucke nur bereits gezahlte Rechnungen / Aufträge. Eine Zahlungsfrist o.ä. gibt es nicht. Nur Vorkasse.
• Ich drucke die Rechnung 2 mal aus, lege das Versandetikett oben drauf und lege diese in ein Fach "bearbeiten".
  • ein Exemplar für meine Unterlagen, ein Exemplar für den Kunden. Extra Lieferscheine oder Aufträge werden nicht gedruckt, nur die Rechnung. Spart Druckpapier und auf der Rechnung stehen alle Positionen drauf.
• Ich suche einen Karton bzw. Umschlag und hole die bestellte Ware.
  • Kartons erhalten eine Versandtasche "Lieferschein / Rechnung" und den DHL Lieferschein / Das Sendungsblättchen wird aufgeklebt.
  • Briefumschläge DIN A4 haben ein Fenster wo die Adresse klar zu sehen ist.
    • Briefmarken bei Einschreiben werden aufgeklebt ( mal nassklebend, mal nicht )
• Verpackte Waren kommen in meine Postkiste(n) und ich fahre zur Post.

Das Widerrufsrecht kommt auf die Rückseite der Rechnung. Dies passiert immer im Voraus alle 1-2 Wochen je 200 Blatt. Blöd ist auch, dass meine Rechnungskopie ebenfalls das gedruckte Widerrufsrecht hat. Kostet auch alles Farbe. Macht es Sinn eine Druckvorlage erstellen zu lassen? Sprich fertiges Logo inkl. Kopf- und Fußzeile und dem Widerrufsrecht auf der Rückseite sodass ich nur noch die Positionen, Adresse und Bemerkungen drucken muss? Wenn ich dies mache, brauche ich rein Theoretisch auch keinen Farblaser Drucker ...

Gibt es irgendwelche Abläufe die man besser machen kann? Z.B. das DHL-Etikett auf "Rechnungspapier" bzw Papier mit Perforierung und Klebeetikett? Mein Farblaserdrucker hat leider nur eine Papierzufuhr. Hatte ich damals beim Kauf nicht bedacht. Macht es Sinn für das kommende Jahr evtl einen neuen Drucker mit einer 2. Papierzufuhr anzuschaffen?


Ich weiß, das sind sehr viele Fragen auf einmal. Mich würde eure Meinung zu den Abläufen bzw. zum gesamten Ablauf dennoch interessieren und bin dankbar für jeden Vorschlag oder jeden Kritikpunkt.


LG Kai Hoppe

 

[MichaelH]

AW: Arbeitsabläufe verbessern / erweitern

"Angefangen habe ich mit 14 Rechnungen bin ich nun bei weit über 1300 Rechnungen."

Pro Jahr, Monat, Woche ... ?
Wie machst du Buchhaltung - Einnahmen/Ausgaben-Rechner, Kleinunternehmer, Buchhalter ?

Ansonsten kann man hier nicht viel dazu sagen ...

 

[blu-steels]

AW: Arbeitsabläufe verbessern / erweitern

Hallo,

die mittlerweile 1300 Rechnungen sind für dieses Jahr. Ich weiß, für sehr viele hier ist das nichts Für mich ist das eine Menge und ich freue mich sehr darüber.

Ich mache eine Einnahmen- / Ausgabenrechnung in einer Excel-Tabelle. Seit diesem Jahr gilt die Kleinunternehmerregelung nicht mehr. Einen Buchhalter habe ich auch nicht, nur einen guten Steuerberater

Hoffe das hilft weiter ...


LG

 

[casim]

AW: Arbeitsabläufe verbessern / erweitern

• Auftrag wird geöffnet und geschaut wo geht die Lieferung hin, was will der Kunde haben.
• Je Auftrag klick auf Lieferschein / Versenden.

klingt für mich, als wenn du die Möglichkeiten des (neuen) Versandmoduls nicht vollumfänglich ausnutzt

Ich drucke die Rechnung 2 mal aus, lege das Versandetikett oben drauf und lege diese in ein Fach "bearbeiten".

warum ausdrucken? wenn du Richtung "Papier einsparen" gehen willst, dann denke mal über eine DMS-Anbindung nach
siehe: applord - ecoDMS- Dokumenten-Management-System, 41,18 €, ag-web

Ich suche einen Karton bzw. Umschlag und hole die bestellte Ware.

imho sollten Ware und Verpackungsmaterial örtlich nah beieinander sein und "suchen" sollte man schon gar nichts müssen

• Briefmarken bei Einschreiben werden aufgeklebt ( mal nassklebend, mal nicht )

Sorge für Vereinheitlichung! ... also immer selbstklebende Marken


Alles in allem denke ich hast du sicher Optimierungspotenziale, die aber voraus setzen, dass du die Möglichkeiten der WaWi auch ausnutzt.
Schon mal über ein Webinar bei JTL oder einem SP nachgedacht?

 

[MichaelH]

AW: Arbeitsabläufe verbessern / erweitern

Hallo,

die mittlerweile 1300 Rechnungen sind für dieses Jahr. Ich weiß, für sehr viele hier ist das nichts Für mich ist das eine Menge und ich freue mich sehr darüber.

Ich mache eine Einnahmen- / Ausgabenrechnung in einer Excel-Tabelle. Seit diesem Jahr gilt die Kleinunternehmerregelung nicht mehr. Einen Buchhalter habe ich auch nicht, nur einen guten Steuerberater

Hoffe das hilft weiter ...


LG

1300 ist super, es geht nur um die Dimension - denn sehr viel bringt z.B. eine Anbindung des Versands z.B. an DPD, weil dadurch Versandetiketten automatisch erstellt werden können.
Ein gewerbl. Buchhalter ist billiger als ein Steuerberater.

 

[blu-steels]

AW: Arbeitsabläufe verbessern / erweitern

klingt für mich, als wenn du die Möglichkeiten des (neuen) Versandmoduls nicht vollumfänglich ausnutzt



warum ausdrucken? wenn du Richtung "Papier einsparen" gehen willst, dann denke mal über eine DMS-Anbindung nach
siehe: applord - ecoDMS- Dokumenten-Management-System, 41,18 €, ag-web



imho sollten Ware und Verpackungsmaterial örtlich nah beieinander sein und "suchen" sollte man schon gar nichts müssen



Sorge für Vereinheitlichung! ... also immer selbstklebende Marken


Alles in allem denke ich hast du sicher Optimierungspotenziale, die aber voraus setzen, dass du die Möglichkeiten der WaWi auch ausnutzt.
Schon mal über ein Webinar bei JTL oder einem SP nachgedacht?

Danke für deine Antwort casim !

Die Sache mit den Briefmarken ist so eine Sache. Manche Werte gibt es nur als nassklebend und manche halt nicht. Kartons und Briefumschläge "suche" ich nicht wirklich. klar habe ich diese alle an einem Ort im Lager. Aber die Größe ist halt immer unterschiedlich, das meinte ich. Auch meine Waren "suche" ich nicht wirklich. Eher einzusammensuchen bei meheren Positionen.

Ein Webinar wäre sicherlich eien gute Möglichkeit, danke. Ich speichere meine Rechnungen und Dokumente alle auf meinem NAS und seperat auf Google Docs. Kostet daher nichts. Was das "DMS" sein soll weiß ich noch nicht, werde ich aber gleich mal schauen.


Auch Danke an MichaelVorarlberg !

Die Aufträge pro Monat variieren von 100 bis 150. Im sommer z.B. waren es nur 68 Aufträge, jetzt im November sind es schon 106 bis heute.

Ich habe auch schon über eine Anbindung an DHL oder Hermes nachgedacht. Jedoch versende ich zum Teil Artikel deren Portokosten dann den Warenwert weit übersteigen würden. Außerdem möchte ich nciht pauschal alles mit dem Versandunternehmen DHL oder Hermes o.ä. versenden. Die Portokosten liegen bei mir bei minimum 3,20€ als Einwurfeinschreiben. Ich lege großen Wert auf eine versicherte Lieferung da ich schon oft probleme mit der deutschen Post hatte. Das Einwurfeinschreiben ist denke ich die günstigste Variante. Auch Auslandssendungen sind als Paket teurer als mit der deutschen Post als internationales Einschreiben. Ging mir auch eher darum den Versandablauf zu vereinfachen bzw beschleunigen.

 

[senileband]

AW: Arbeitsabläufe verbessern / erweitern

also mein Ablauf ist ähnlich.

1. aufträge erstellen z.B. in f12 ebay
2. dann passe ich teilweise die versandart an, da diese von der Wawi nicht richtig zu meiner wawi versandart gemappt wird (in F6 Aufträge)
3. ich markiere alle Aufträge und drücke auf "Lieferschein/versenden" (unter F6 Aufträge) oder unter "komplett lieferbar" in "F7 Versand" auf "ausliefern" somit werden alle Rechnungen aufeinmal gedruckt. (in meine druckeinstellungen ist auch 2x hinterlegt)
4. unter F7 Versand "Lieferscheine- Offen" klicke ich auf "Lagerpackliste" drucken und anschließend auf "versandetikett drucken" (somit hat ich alle Adressaufkleber)
5. nun gehe ich mit meiner lagerpackliste ins Lager und suche mit einer Box alle Artikel zusammen
6. mit meiner Box mit Artikeln gehe ich zum Packtisch. dort nehme ich mir den stapel Rechnungen und arbeite den von oben ab. (Rechnung nehmen in Karton werfen passenden Artikel dazu und zukleben)
7. ich nehme das passende Versandetikett (wurden automatisch sortiert ausgedruckt) und klebe es auf den Karton/Umschlag. das fertige Paket lege ich wiederrum in Boxen und sortiere diese somit nach Versandart (Maxibrief, Großbrief, einschreiben, paket...)
8. nachdem ich alles verpackt habe, nehme ich mir die Versandaufkleber (diese drucke ich mir alle paar tage in größeren mengen jeweils für Großbrief, einschreiben usw bei der Internetmarke aus) und klebe diese auf die vorsortierten Pakete.
9. die Box mit DHL Pakten nehme ich dann mit zum Rechner und drucke dort mit copy und paste die DHL Labels. und klebe diese auf die pakete. Früher hatte ich dies per "adressdaten exportieren" unter "F7 Versand" gemacht. aber als man bei der internetmarke keine Pakete mehr frankieren konnte und man auf dhl.de keine Adressdaten importieren kann mache ich das per Hand. habe aber auch nur 4-5 Pakete pro Tag. Der großteil sind Maxi oder Großbriefe.
10. von dhl bekommt man dann eine email mit den Sendungsnummern. diese kopiere ich unter "F7 Versand" "lieferscheine offen" "Versand setzen" in die wawi und lasse die Emails versenden.

achso. ich arbeite bis das wms aus dem betastatium ist mit der wawi 099894. wie thomas in einem thread meinte, wird bis dahin vielleicht auch die internetmarke ähnlich wie früher stampit an die wawi angebunden. na ich bin mal gespannt.

also ich denke das du eventuelle mit dem ausliefern aller Aufträge aufeinmal, statt jeden einzeln, Zeit sparen kannst. außerdem mit der Lagerpackliste durchs lager laufen und alles aufeinmal holen anstatt für jede Rechnung einzeln los gehen. und vielleicht ist es auch günstiger die Briefmarken bei der internetmarke auszudrucken. geht auch für einschreiben. aber keine ahnung wie man den code dann in die wawi einscannen kann.
noch schneller geht es sicher nur wenn man eine easylog/intraship anbindung hat und alles per dhl verschickt. das kommt bei mir aufgrund der hohen versandkosten leider nicht in frage. oder eventuelle nach einführung des wms