Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

[Shopsitters]

Hallo Forum,

normalerweise schreibe ich sowas nicht, und falls dieses als sinnlose Werbung gewertet werden sollte bitte ich um Verzeihung und der Beitrag kann gelöscht werden, aber ich habe gerade ein DMS System hier bei uns im Netzwerk installiert und bin schlichtweg begeistert.

Ich hatte lange nach einem DMS gesucht, da ich versuche hier unser Büro papierlos zu machen und habe dann ecoDMS von applord gefunden.
Falls jemand aus der Community solch ein System auch einsetzen möchte hier die ....

Vorteile.

Günstig! - Pro Client nur rd. 49,- (Stand 7/2013)
Fexibel: Wir konnten hiermit nahezu alle unsere Prozesse sinnvoll abbilden
Extern erreichbar: wir haben unseren Steuerberater als User angelegt und diese kann jetzt via Internet die Belege sehen (ist umsonst mit dabei!)

Nachteile

Halt keine automatische Interation in die Wawi aber über den Archivdrucker und einige Steuerbefehle kann man das einigermaßen umsetzen.

Erfahrung

Ich drucke jetzt täglich nach Feierabend die Belege in das DMS (Ausgangsrechnungen des Tages) und brauche - Zeit gestoppt- 5,3 Sekunden bis alles komplett fertig und für die Ewigkeit archiviert ist (leider pro Rechnung) aber damit komme ich klar.

Service

Ählich wie hier im Forum - unglaublich schnelle Reaktionen und das ebenso kostenlos im Forum

Erfahrungsaustausch

Hier helfe ich gerne weiter ... einfach PN an mich, oder hier in diesem Post schreiben.

Einrichtungsdauer

bei uns zwei Tage a 5 Stunden- hier und da wird noch Feinschliff kommen aber vielleicht nochmal 5 Stunden in der Summe drauf

Info

Nein, ich arbeite nicht für die Firma appl... sondern bin wirklich nur ein Kunde aber sowas von begeistert


Gruss
Lars

 

[B.N.C]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Macht ein sehr guten Eindruck und für echt kleines Geld viele Funktionen. Werde mir das auch holen. Vielleicht kann ja JTL da von der Anbindung her, was machen?!

 

[Shopsitters]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

ecoDMS soll in einiger Zeit wohl auch eine API bekommen, dann kann vielleicht was von JTL kommen. Alternativ können JTL Benutzer die das DMS nutzen sicherlich bei applord Anpassungen wünschen und dann gemeinsam zu geteilten Kosten erstellen lassen.

 

[knackig]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Macht in der Tat einen guten Eindruck. Das DMS kann auch parallel zu JTL auf einem Windowsserver (Win7) laufen, oder?H
Hast Du vielleicht die OCR-Funktion in Verbindung mit anderen Sprachen ausprobiert? Schafft es das System oder klappt es nur bei Deutsch?

 

[Shopsitters]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Guten Morgen Paul,

auf Windows 7 als Client habe ich keine Probleme. Der DMS Server hingegen läuftz bei mir auf einem Server 2008 R2
Hier laufen aber auch noch weitere Datenbanken u.a.

MSSQL Server 2005 für die JTL Wawi
MYSQL Server für die alte Warenwirtschaft
MYSQL Server für das Onlinebanking
MSSQL für das Mailsystem
POSTGRE für das DMS -

alles ohne Probleme parallel

Hinsichtlich der OCR kann ich Dir leider nicht weiterhelfen, da ich hier nur Belege in Deutsch habe, aber ich denke jede latainische Sprache kann hier gesucht werden. Du kannst vor dem Kauf aber die Software sogar kostenlos testen und dann die Lizenzen nachkaufen, so kauft man nicht die Kartze im Sack.

Gruss
Lars

 

[knackig]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Hallo Lars, ich danke Dir für deine Einrücke zu der Software. Es hört sich alles sehr gut an

 

[Shopsitters]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Das freut mich. Ich hoffe es hilft hier einigen Benutzern der WaWi.
Bei Fragen stehe ich gerne zur Verfügung, sofern ich Sie beantworten kann.

 

[maydo]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Hat hier einer Erfahrung mit bitfarm-Archiv Dokumentenmanagement - Open Source DMS & ECM ?
Es ist ein Opensource System. Was man so liest soll es ziemlich gut sein.

 

[Robek12]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Und was haltet Ihr von https://doo.net/de/?

 

[Shopsitters]

Hallo bzgl Bitfarm: das hatte ich zuvor im Auge aber nach 2 Wochen Test und Konfiguration hat sich das für mich als viel zu überladen und zu schlecht zu administrieren herausgestellt.

 

[dagoberto]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Guten Morgen Paul,

auf Windows 7 als Client habe ich keine Probleme. Der DMS Server hingegen läuftz bei mir auf einem Server 2008 R2
Hier laufen aber auch noch weitere Datenbanken u.a.

MSSQL Server 2005 für die JTL Wawi
MYSQL Server für die alte Warenwirtschaft
MYSQL Server für das Onlinebanking
MSSQL für das Mailsystem
POSTGRE für das DMS -

alles ohne Probleme parallel

Hinsichtlich der OCR kann ich Dir leider nicht weiterhelfen, da ich hier nur Belege in Deutsch habe, aber ich denke jede latainische Sprache kann hier gesucht werden. Du kannst vor dem Kauf aber die Software sogar kostenlos testen und dann die Lizenzen nachkaufen, so kauft man nicht die Kartze im Sack.

Gruss
Lars

Hi Lars,

Aufgrund deiner Empfehlung haben wir uns auch EcoDMS zugelegt.
Auf der ersten Blick ein tolles Programm, danke für den Tipp

Auf dem lokalen Testrechner (Server&Client) hat alles wunderbar geklappt, zielverzeichnis Scaninput im Scanner eingestellt, in EcoICe bearbeitet und archiviert - klasse

Jedoch soll der DMS Server auch bei uns auf den Server (2008R2) und die DMS Clienten auf mehrer Rechner bei uns im Netzwerk laufen. Ziel ist das jeder Mitarbeiter auf seinem Rechner (Win7) Dokumente Scannen kann, diese aber dann Zentral auf dem 2008R2 Server gespeichert werden. Verbindung von Win7 DMS clienten auf den DMS Server hat geklappt jedoch werden die Dokumente nicht auf dem Server gespeichert sondern auf den Clienten selbst

Du hast doch auch einer Server/Client Lösung wenn ich das richtig verstanden habe!?

stehe irgendwie auf dem Schlauch muss ich für Server/Clienten evtl einen anderen Scaninput Order wählen? Über Netzlaufwerk o.ä?

Würde mich riesig freuen wenn du mir helfen könntest.

Im DMS Handbuch/Videos/Forum finde ich nur den Workflow für die lokale Installation

danke und lg

Sascha

 

[knackig]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

stehe irgendwie auf dem Schlauch muss ich für Server/Clienten evtl einen anderen Scaninput Order wählen? Über Netzlaufwerk o.ä?

Hi, als Scaninput musst Du den Ordner auf dem Server angeben, der bei EcoDMS als Scaninput definiert ist. Natürlich ist der Ordner dann im Netzwerk. Werden die Daten auf dem Client abgespeichert, müssen die Dateien manuell ins EcoDMS importiert werden.

 

[dagoberto]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Hi, als Scaninput musst Du den Ordner auf dem Server angeben, der bei EcoDMS als Scaninput definiert ist. Natürlich ist der Ordner dann im Netzwerk. Werden die Daten auf dem Client abgespeichert, müssen die Dateien manuell ins EcoDMS importiert werden.

Das habe ich versucht, mit dem Scaninput Ordner funktioniert auch, jedoch bekomme ich das Dokument nicht auf den Clienten in EcoICE

Wie habt ihr das gelöst?

 

[Shopsitters]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Hallo dagobert,

wie sehen denn die Benutzerrechte für den Scaninput Ordner auf dem Server aus. Bei mir herrscht hier auf diesem Ordner Leserecht für alle Benutzer. Vielleicht behebt das Deinen Fehler.

Gruss
Lars

 

[dagoberto]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Danke, das prüfe ich gleich mal direkt

vielleicht hätte ich auch nicht den DMS Server auf den Clienten installieren dürfen

was ich auch noch nicht ganz checke: brauche ich wirklich immer den ecoICE um die Dokumente zu archivieren?
Zur Kontrolle bzw zum ändern ist das ja gut aber ich möchte einige Dokumente eigentlich scannen und direkt archivieren ohne dem Umweg über ecoICE

 

[ag-websolutions.de]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

ecoICE ist dafür da, dass Dokumente / Dateien, die sich im Scaninput-Ordner befinden in die Datenbank geschrieben werden

 

[Shopsitters]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Ja, ecoICE ist eine Art posteingangsablage, wo Du die Dokumente dann klassifizierst und dann in die Ordner legen kannst. schneller geht das natürlich wenn Du über den ecoDMS Drucker arbeitest, da wird dann gleich beim Druck die Klassifizierung getätigt und Du umgehst ecoICE. das geht dann jedoch nur bei Dokumenten, die eh schon in digitaler Form vorliegen als Datei.

 

[buergi-ks]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Hallo,

danke für den Tip - so was hatte ich schon die ganze Zeit gesucht - vor allem bezahlbar... Paperless rückt immer näher...

Wie funktioniert das mit dem Drucken, kann man irgendwie beim Drucken unterbinden, das der Klassifizierungsdialog aufgeht?


Ich habe jetzt schon den Doktyp, Attribute, etc. als Blindtexte in JTL hinterlegt und zusätzlich
<ecoDMSForceArchive></ecoDMSForceArchive>, geht aber irgendwie nicht.

Die Dokumentation ist da etwas dürftig. Hast Du einen Tipp?

 

[Shopsitters]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

So habe ich das via Blindtext gelöst / Archivierung meiner Rechnungen

"<ecoDMSDesc>KDNR "+Vorgang.Auftrag.Kunde.Kundennummer +" AUFTRNR "+Vorgang.Auftrag.Auftragsnummer+"</ecoDMSDesc>
<ecoDMSDocDate>"+date$(Vorgang.Erstelldatum,"%y-%02m-%02d")+"</ecoDMSDocDate>
<ecoDMSDynAttr1>"+Str$( (Vorgang.Auftrag.Positionen.BruttopreisGesamt + Vorgang.Auftrag.Gutschein),0,2)+"</ecoDMSDynAttr1>
<ecoDMSDynAttr2>"+Vorgang.Rechnungsnummer+"</ecoDMSDynAttr2>
<ecoDMSDynAttr3>"+ToString$(Vorgang.Auftrag.IstUstFrei)+"</ecoDMSDynAttr3>
<ecoDMSDynAttr4>"+Vorgang.Auftrag.Kunde.UStID+"</ecoDMSDynAttr4>
<ecoDMSDynAttr5>"+ Vorgang.Auftrag.Lieferadresse.Land.ISO +"</ecoDMSDynAttr5>
<ecoDMSForceArchive/>" <------ Hier ist Dein Fehler (nur <ecoDMSForceArchive/> nicht noch zusätzlich <ecoDMSForceArchive>

Als Ergebnis kommt dann wie folgt raus:



Ich hoffe ich konnte Dir helfen.

Gruss
Lars

 

[buergi-ks]

AW: Mal ein Erfahrungsbericht Dokumentenarchiv / DMS System

Super - werde ich gleich ausprobieren!

Probiere mal die Dokumentenart Rechnungsausgang = <ecoDMSDocType>17</ecoDMSDocType>
dann hat man den Schritt auch gespart.