Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

[sub]

Hallo zusammen,

hoffe ich bin hier im richtigen Forum gelandet.

Unser E-Commerce Geschäft läuft nach nun gut einem Jahr immer besser und nun stoßen wir an gewisse Grenzen bei Arbeitsabläufen. Speziell bei der Buchhaltung geht bei uns viel ManPower verloren.

Deshalb interesiert uns als Neulinge wie andere Unternehmen speziell mit der WAWI die Buchhaltung abwickeln.

Wir verkaufen derzeit auf Amazon.de, Ebay.de, Hood.de und betreiben einen kleinen Onlineshop mit dem JTL Shop 3.

Jeder Auftrag wird zentral in der WAWI generiert und darüber abgewickelt. Hier wird natürlich auch für jeden Einkauf eine Rechnung erstellt.

Nun ist es so das diese Rechnung per DATEV Schnittstelle an den Steuerberater übergeben werden. Wenn das alles wäre wären wir sehr zufrieden.

Jedoch müssen wir natürlich dem Finanzamt nachweisen woher unsere Guthaben auf Paypal, Amazon.de usw. stammen und somit muss jeden Monat per Excel und handarbeit, jeder Paypalzahlung, eine Rechnung zugeordnet werden und jeder Amazonverkauf per Handarbeit mit einer Rechnungsnummer versehen werden.

Das ganze wird dann manuell noch mal vom Steuerberater in der Buchhaltung zugeordnet - was natürlich aus extrem teuer und Aufwenig ist.

Auch jede eingehende Überweisung auf dem Konto muss händisch einer Rechnung zugeordnet werden. Ihr könnt euch vorstellen das man so jeden Monat mindestens 4 Tage mit Zuordnungsarbeiten beschäftigt ist.

Da wir hier sicher nicht optimal aufgestellt sind würde uns interessieren wie andere Unternehmen dies abwickeln ?

freundliche Grüße


Stefan

 

[MichaelH]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

"Jedoch müssen wir natürlich dem Finanzamt nachweisen woher unsere Guthaben auf Paypal, Amazon.de usw. stammen und somit muss jeden Monat per Excel und handarbeit, jeder Paypalzahlung, eine Rechnung zugeordnet werden und jeder Amazonverkauf per Handarbeit mit einer Rechnungsnummer versehen werden."

Wer sagt das ? Eure Steuerberater (der sich damit die Hände rein wäscht) oder das Finanzamt.
Tipp: Man kann auch direkt mit dem Finanzamt der Aufwand und den Nachweis den du hier angibst besprechen. Denn, im Falle eine Prüfung hast du ja sämtliche Journale von Amazon, PayPal & Co zur Nachschau und die WAWI mit den Zahlungen, etc. etc. ob die nun wirklich wollen dass du jedes Journal mit der Buchhaltung verknüpfst wage ich zu bezweifeln.
Da habe ich von Unternehmern die Prüfungen hatten, schon weit "wildere" Stümpereien gehört, Ergebnis war dann "kulant" und mühsam und die Vorgabe für die Zukunft wurde festgelegt. Zudem ist in deinem Falle die Überprüfung letztlich mühsam aber nachvollziebar möglich, weil alle Bewegungen aufgezeigt werden können.

Hattest du schon mal eine Überprüfung ?

 

[charly76]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

Ist wahrscheinlich wieder von FA zu FA unterschiedlich.

Ich hatte schon mal eine Prüfung, wobei ich nur bei ebay und im Shop verkaufe. Der Prüferin haben vor 3 Jahren die PP Kontoauszüge gereicht. Sie hätte aber gerne eine Liste mit Rechnungsnummern der PayPal Eingänge gehabt. Da es nur so für die Prüferin Nachvollziehbar ist, ob da was "geschummelt" wurde. Ich überweise PayPal aber auch immer nur wenn Betrag X voll ist oder das Konto leer ist

Früher habe ich mal jede Rechnung einzeln von PP umgebucht....

Seit der Prüfung Pflege ich auch eine Excel Tabelle für jede Sammelumbuchung, RgNr und Betrag. Hefte ich dann mit ab.

Bei PayPal sind die wohl recht empfindlich, wenn man so im Netz guckt.

 

[Deal10010]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

Arbeitet Ihr bei eurem/n Geschäftskonto/Konten mit getrennten Unterkonten
für den jeweiligen Amazon- & Ebay- & Hood- & JTL- Shop ?

PS: Ihr wollt doch euren Aufwand, den Aufwand und die Kosten beim Steuerberater runter fahren - vielleicht hilft diese bezahlbare Schnittstelle zum selber buchen ja etwas - http://mide-onlineshop.de/Lexware-Schnittstelle-fuer-JTL-WAWI-Jahreslizenz

 

[klebe]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

Wir arbeiten seit ein paar Monaten mit JTL 2 Datev
Das erspart uns und dem Steuerberater jede Menge Arbeit.

 

[Lars]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

Wir müssen auch allen Zahlungsarten die Rechnungsnummern zuordnen, da wir mit unterschiedl. Steuersätzen arbeiten und auch Bestellungen in die Nicht- Eu liefern.

Dazu exportieren wir aus der Wawi alle Rechnungen mit den dazugehörigen Zahlungsarten und ein paar Zusatzfeldern wie externe Auftragsnummer, Betrag.....

Dann werden die benötigten Felder in die Amazonabrechnung kopiert und mittels Sverweis in excel die Rechnungsnummer der Amazonbestellung zugeordnet.

 

[Dustin]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

Hi all,

wir sind gerade dabei eine Komplette Fibu, Banking und Controlling Software für JTL Wawi zu entwickeln. Gewisse Module zb. Amazonabgleich und Versenderagbleich sind schon fertig. Die Entwicklung kommt gut voran.

Wir sind darauf ausgerichtet demnächst eine Komplettlösung zu präsentieren die alles vereinfacht und man nur noch einen Minimalaufwand hat seine Steuern etc. zu verwalten.

Gruß Dustin

 

[sub]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

Hallo zusammen,

zunächst vielen Dank für die vielen Tips.

@MichaelVoralberg

speziell zum Thema Paypal gibt es ein gutes PDF im Internet zu finden von einem Wirtschaftprüfer, Steuerberater und Rechtsanwalt. Hier wird ganz klar empfohlen zu jeder Zahlung eine Rechnung zuzuordnen. Kann ich dir gern per Mail zur Verfügung stellen wenn es dich interesiert.

@Charly

das mit dem leeren des Paypalkontos macht bei uns keinen Unterschied. Den einzelenen Zahlungen müssen Rechnungsnummern zugeordnet werden. Wenn ich das Geld dann aufs Geschäftskonto abbuche und dann abhebe und ausgebe ist das dem FA egal


@Deal10010

dein Link funktioniert leider nicht

@klebe

das hört sich gut an !

@Lars

Problem ist das bei mir insgesamt 5 Exceldateien/Konten vorhanden sind.

Amazon.de (wobei derzeit ist das Excel noch nicht brauchbar ist )
Paypal
AmazonPayment (wobei derzeit ist das Excel noch nicht brauchbar ist)
Bankkonto
Wawi

Jetzt müsste über die Auftragsnummer (die ja leider nur in der Wawi Excel vorhanden ist weil diese weder an Paypal noch an Amazon noch an Payment übertragen wird) jeweils die Rechnungsnummer aus der Wawi Excel zugordnet werden. Dann wäre dein Weg auch eine Lösung für uns. Unser next Step war eigentlich auch ins Europäische Ausland bzw. darüberhinaus zu verkaufen. Allerdings ist das allein von dem Buchhaltungsaufwand her ohne einen weiteren Mitarbeiter wohl derzeit nicht möglich.

@Dustin

wenn ihr soweit seid haben wir auf jeden Fall interesse. Gibts ne Homepage oder nen Verteiler ?

Diese Problem blockiert uns in vieler hinsicht. Wir bieten im Shop z.B. Klarna nicht an weil dann eine weitere Zahlungsart die Zuordnung der Rechnung benötigt und das wieder einen extremen Mehraufwand bedeutet. Auch die Erweiterung auf Rakuten.de usw. ist bei uns immer davon abhängig wie wir zu unserem Geld kommen.

Nehmen wir Amazon als Bsp:

Diese überweisen mir 1000 € aufs Konto. Jetzt Buche ich auf dem Kontoauszug den Geldeingang muss aber für die 1000 € den Gesamtbestellbericht von Amazon ausdrucken und zu jeder einzelnen Transaktion die Rechnungsnummer dahinterschreiben.

Ein Traumwunsch wäre es wenn die WaWi die Auftragsnummer zur Transaktion an das Amazonkonto gibt und diese bei Amazon zugeordnet wäre.

Genauso für Paypal und die anderen Konten.

Aber vielleicht kann das Programm von Klebe ja sowas.

freundliche Grüße aus dem Allgäu



Stefan

 

[Dustin]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

@Stefan

ich habe dir mal 2 Screenshots angehängt so sieht das aus einmal die Übersicht, alle mit grünen Punkt sind korrekt abgerechnet und ein Screenschot vom Auftrag selbst wo man unten genau alles aufgelistet hat.





Einen Verteiler bzw. eine Demoversion gibt es noch nicht und wird bestimmt noch 3 Monate dauern, das das ganze Thema sehr komplex ist.

Gruß Dustin

 

[MichaelH]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

"@MichaelVoralberg
speziell zum Thema Paypal gibt es ein gutes PDF im Internet zu finden von einem Wirtschaftprüfer, Steuerberater und Rechtsanwalt. Hier wird ganz klar empfohlen zu jeder Zahlung eine Rechnung zuzuordnen. Kann ich dir gern per Mail zur Verfügung stellen wenn es dich interesiert."

Das sehe ich nicht als Antwort, empfehlen kann man vieles wenn der Tag lang ist um Aufwand und Kosten zu generieren. Mein gewerblicher Buchhalter will nichts dergleichen und nach einer Prüfung wird klar sein was die Finanz will. Belegen kann ich alles, wenn es nötig WIRD. Auf jeder Rechnung steht die Transaktions-ID von Amazon und die Transaktions-Abrechnung zeigen das Detail, d.h. die Arbeit die du immer machst, macht der Prüfer ggf. nur als Stichprobe um die Aufzeichnungsart und Korrektheit zu prüfen.
Trotzdem wäre es natürlich super wenn diese Zuordnung automatisch auf dem Tisch liegt.

 

[sub]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

@Michael

du hast recht richtig wichtig wird es erst bei einer Prüfung. Bei uns wird alles elektronisch ans FA weitergegeben und dann auch ohne große weitere Prüfung vom FA durchgewunken. Dafür musst in einem Intervall von 3 Jahren mit einer Steuerprüfung rechnen.

Die Aussage vom FA und vom Steuerberater sind klar. Eine korrekte Buchhaltung ist nur vohanden wenn zu jeder Zahlung ein Beleg exisitiert und dieser zweifelsfrei zugeordnet ist (z.B. über die Rechnungsnummer) - anderst herum genau so. Zu jedem Kauf musst du eine Rechnung nachweisen. Mittlerweile sind die gesetzte soweit das wenn du deine Rechnung elektronisch bekommst du Sie in elektronischer Form und in schriftlicher Form Archivieren musst.

Tust du das nicht kann der Steuerprüfer die Rechnung von der Vorsteuer streichen und von den Betriebsausgaben.

Theorie und Praxis - da bin ich bei dir. Ich lass es aber ungern darauf ankommen.

 

[MichaelH]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

No na, wenn ein Prüfer gard so einfach rausstreichen könnte was ihm nicht passt, dann hätten sie es aber einfach. Es ist doch eher umgekehrt, er muss es begründen und du/wir wiederum haben die Möglichkeit der Nachbesserung bzw. Beweisführung. Wenn einer die gesamte Buchführung als unzureichend bezeichnet und dann ggf. eine "Schätzung" zum Zuge kommt, da musst du schon extreme Schuhschachtel-Buchführung haben und das wird wohl nicht der Fall sein. Weiters sind wir im Online-Handel in dem alles über die IT läuft, Bestellung, Rechnung, Zahlung, perfekter kann es für einen Prüfer ja kaum mehr sein.

Zudem ist es besser er hat was zu reklamieren, denn in einer perfekten Buchhaltung wird er immer noch nach der Stecknadel im Heuhaufen suchen.
Und - es sind auch nur Menschen wie du und ich die ihre Arbeit machen.

Drum - ganz österreichisch - zu Tode gefürchtet ist auch gestorben.

Auch eine IT-Aufschlüsselung lt. Dustin ist zwar super und würde ich auch haben wollen, aber es ist und bleibt IT und daher wird auch diese geprüft werden müssen ... und wenn er jede einzelne Zuordnung mit Nummer heraussuchen will um zu prüfen ob es keine Lücke gibt. Bei > 10.000 Buchungen im Jahr, darf er das gerne tun. Da bekommt er 10 Kannen Kaffee Gratis + ein paar Nüsse.
D.h. Stichproben wird er machen und wenn es OK ist, dann ist er zufrieden.

Werde das erneut mit meinem Buchhalter besprechen, ist ja bald Jahresabschluss, aber ich denke ich weiß heute schon was er sagt: Wir machen den Aufwand dann, wenn es nötig wird und sparen uns dabei immer noch Zeit und Geld.

Ich bin seit fast 20 Jahren seblständig, nicht im Online-Handel, und bis heute keine Prüfung. Ggf. kommt es auch auf die Korrektheit des Abschlusses an und ggf. das Glück bei der Lotterie nie gezogen worden zu sein. Unsere lokale Finanz hat im Jahr ca. 1.000 Neugründungen und ich denke fast ebenso viele Firmen die wieder geschlossen werden. Die Finanz steht doch vor einem Berg von Arbeit und wird bei halbwegs korrekter Vorgangsweise und wenn es sich nicht um Unsummen von Geld handelt (je Auftrag) kaum Anlass haben hier ihre Prüfungszeit zu verschwenden in "Peanuts". Die Leute haben doch auch ein Hirn.
Er muss sich doch nur manche Summen anschauen, die Relation zu einander und dann weiß er bereits wo´s lang geht und ob das im Großen und Ganzen stimmen kann.

 

[Lars]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

@Lars

Problem ist das bei mir insgesamt 5 Exceldateien/Konten vorhanden sind.

Ich habe 12

Amazon.de (wobei derzeit ist das Excel noch nicht brauchbar ist )

AmazonPayment (wobei derzeit ist das Excel noch nicht brauchbar ist)

Wieso nicht?

Jetzt müsste über die Auftragsnummer (die ja leider nur in der Wawi Excel vorhanden ist weil diese weder an Paypal noch an Amazon noch an Payment übertragen wird) jeweils die Rechnungsnummer aus der Wawi Excel zugordnet werden. Dann wäre dein Weg auch eine Lösung für uns. Unser next Step war eigentlich auch ins Europäische Ausland bzw. darüberhinaus zu verkaufen. Allerdings ist das allein von dem Buchhaltungsaufwand her ohne einen weiteren Mitarbeiter wohl derzeit nicht möglich.

Ich mappe anhand der Amazon ID

 

[sub]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

Hab das hier beim stöbern gefunden vielleicht hilft das werde es morgen mal testen


http://forum.jtl-software.de/dokume...p-automatisch-rechnungsnummer-zuordnen-2.html

 

[Deal10010]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

Evtl. eine Alternative direkt für das buchen in der Buchhaltung
Lexware-Modul
Zahlungsimport AMAZON ::: Lexware - OscWare
Zahlungsimport PayPal ::: Lexware - OscWare

 

[neimles]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

warum erstellt ihr euch nicht mit der ameise die reports die ihr braucht?

bei jeder amazonauszahlung speichere ich den report von ama und dazu meinen exportierten report mit zuordnung ama bestellnummer und rechnungsnummer. dazu alle einzelnen rechnungen und fertig.

ebenso bei paypal.

zuordnung jeder rechnung innerhalb von sekunden.

 

[Deal10010]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

Wenn das alles so einfach ist, warum kosten dann die Programme einiges an Geld ?

@neimles
Du nutzt ja Standard Funktionen - kann man das über Deine Vorgehensweise (das es sich ja immer wiederholt) auch noch weiter automatisieren ?

PS: Schade eigentlich, dass JTL für solche Standard Wiederholungen (braucht ja wohl jeder) keine Templates und Automatisierungen anbietet

 

[Deal10010]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

Geht da was in Zukunft - Stichwort JTL Workflow ?
http://forum.jtl-software.de/showthread.php?p=358571

 

[wawi-dl]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

@sub
Das Tool von Frank habe ich mir mal angeschaut, war aber noch etwas misstrauisch, da nicht alles rund lief ... ich suche etwas ausgereiftes, das was taugt und man sich drauf verlassen kann!


@ Dustin
Wenn ich das schon wieder lese, freue ich mich darauf, ich werde mich hier sicherlich anhängen und das Tool nutzen, hier traue ich auf jeden Fall Dustin, dass auch alles sauber läuft.


@klebe
welche Version nutzt du? Extended?

 

[mercury]

AW: Wie läuft euere Buchhaltung mit der WAWI, Paypal und Amazon ab ?

Das hier beschriebene Problem, ist meines Erachtens einer der größten Nachteile von JTL, (wenn man so will!) nämlich der Bruch zur Buchhaltung, ab einer gewissen Unternehmensgröße. Denn obwohl an gewissen Stellen Aufgaben der Buchhaltung von der WAWI mit übernommen werden (z.B. Einlesen von Kontoauszügen, Mahnverfahren) existiert keine nahtlose Verknüpfung zu den Aufgaben, die eigentlich "allein" in die Buchhaltung gehören.

Als Bilanzierer muss man ohnehin, jeder finanziellen Bewegung im Unternehmen eine Kontierung zuweisen. Die Zahlungen die in Paypal oder Amazon einlaufen, sind je nach Abbildungsverfahren Kundenzahlungseingänge zu offenen Posten (Zahlart Rechnung) oder Anzahlungen der Kunden (Vorkasse Zahlarten) die nachträglich "aufgelöst" werden müssen, auf den verschiedenen "Geldkonten" (Paypal, Bank, Amazon, Klarna usw.).

Das Verbuchen der einzelnen Transaktionen macht man entweder selber, das spart Kosten beim Steuerberater, oder läßt den Steuerberater/Buchhalter entsprechend buchen und damit auch die Zuordnung jeder Bewegung bestimmen, was eben leider nicht ganz billig sein dürfte.

in jedem Fall, ist eine lückenlose Nachvollziehbarkeit somit gewährleistet, und die Frage der nachträglichen Verknüpfung mittels Listen o.ä. stellt sich gar nicht.

Fazit: ich würde dem TO empfehlen, selbst eine Buchhaltungssoftware zu verwenden, die lediglich mit den Rechnungen aus JTL gefüttert wird (das klappt ja sehr gut), und dort die OP zu verwalten, und eben die Buchführung weitgehend selbst zu führen. Die Bewegungen auf dem Paypal-Konto, oder bei Amazon, Klarna oder allen Paymentprovidern, die euer Geld in irgendeiner Form als Zwischenstation verwalten, kann man dann als "Geldkonto" abbilden, also so, als wäre Amazon z.B. Ein weiteres Bankkonto, wo Deine Kundenzahlungen eingehen, und von wo Du alle 14 Tage auf Dein "anderes" Bankkonto überweist. So hat man auch selbst einen "konsistenten" Überblick über seine Unternehmensdaten, und das dürfte auf Dauer auch günstiger sein, als die Buchung beim Steuerberater.

Nachteil dieser Methode ist leider eine gewisse Doppel-Verwaltung der Zahlungsströme, da man für die Entscheidung ob eine Bestellung versendet wird oder nicht (Zahlung erhalten/oder nicht) diese Arbeit bereits in JTL vollzieht, und sie dann in der Buchhaltung quasi wiederholt.